DIAGRAMA DE PARETO

El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20, distribución A-B-C, ley de los pocos vitales o principio de escasez del factor.

Recibe uno de sus nombres en honor a Vilfredo Pareto, quien lo enunció por primera vez,  basándose en el denominado conocimiento empírico. Estudió que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de muchos» y los «muchos de poco»; se establecían así dos grupos de proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20 % de población, ostentaba el 80 % de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80 % de población, el 20 % de ese mismo algo.

En concreto, Pareto estudió la propiedad de la tierra en Italia y lo que descubrió fue que el 20 % de los propietarios poseían el 80 % de las tierras, mientras que el restante 20 % de los terrenos pertenecía al 80 % de la población restante.
 
La regla  80/20,
indica que el 80 % de los problemas son originados por un 20 % de las causas. Esta principio ayuda a separar los errores críticos, que normalmente suelen ser pocos, de los muchos no críticos o triviales.

Algunos enunciados clásicos de la ley:
  • El 80% del éxito proviene del 20% de tu esfuerzo
  • El 80% de tu ingreso proviene del 20% de tu esfuerzo
  • El 80% de los ingresos se generan con 20% de los clientes
  • El 80% de las ventas se genera por el 20% de los productos
En una situación problemática:

El 80% de “problema” se genera del 20% de “causas”
El DIAGRAMA DE PARETO consiste en un gráfico de barras que clasifica de izquierda a derecha en orden descendente las causas o factores detectados en torno a un fenómeno. De ahora en adelante hablaremos de problemas como causas y de fenómeno como situación problemática. 
Esto nos permite concentrar nuestros esfuerzos en aquellos problemas que representan ese 80%.
 En este sentido, utilizamos el Gráfico de Pareto para:
  • La mejora continua
  • El estudio de implementaciones o cambios recientes (cómo estaba antes – cómo esta después)
  • Análisis y priorización de problemas
  • Para analizar los datos sobre la frecuencia de problemas o de causas en un proceso.
  • Cuando son muchos problemas o causas y se desea centrarse en los más importantes.
  • Cuando se desea analizar las causas de un problema enfocándose en sus componentes específicos.
  • Para comunicarse con otros a través de datos (de manera visual).
  • Significa que hay muchos problemas sin importancia frente a unos pocos muy importantes.
  • Mediante la gráfica colocamos los "pocos que son vitales" a la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha.
  • El diagrama facilita el estudio de las fallas en las industrias o empresas comerciales, así como fenómenos sociales o naturales psicosomáticos.
  • El diagrama de Pareto como herramienta de control de calidad que identifica los problemas más importantes, en función de su frecuencia de ocurrencia o coste (dinero, tiempo)
  • Permite establecer las prioridades de intervención.
  • Permite separar los errores críticos, que normalmente suelen ser pocos, de los muchos no críticos o triviales.
¿Cuándo utilizar un diagrama de Pareto?
  • Para analizar los datos sobre la frecuencia de problemas o de causas en un proceso.
  • Cuando son muchos problemas o causas y se desea centrarse en los más importantes.
  • Cuando se desea analizar las causas de un problema enfocándose en sus componentes específicos.
  • Para comunicarse con otros a través de datos (de manera visual).
Cómo hacer el diagrama de Pareto
Hay diversas instrucciones para elaborar un análisis de Pareto en libros y web, aunque todas conducen a lo mismo. Por eso creo que la mejor forma de aprender siempre es con un ejemplo. Sin embargo, vamos a ver cómo hacer un diagrama de Pareto paso a paso para luego, hacer un ejemplo.

Una aclaración importante es que, no hay pasos específicos dependiendo del fenómeno que se analiza con el diagrama, es decir, la metodología siempre va a ser la misma, aunque el lenguaje en que se explica sea diferente.

  1. Determina la situación problemática: ¿Hay un problema? ¿Cuál es?
  2. Determina los problemas (causas o categorías) en torno a la situación problemática, incluyendo el período de tiempo.
  3. Recolecta datos: Hay una situación problemática presentándose y tienes las posibles causas que lo generan, pues entonces comienza a recolectar los datos. Estos dependerán de la naturaleza del problema. Por ejemplo número de defectos si analizamos averías en un producto, costo de desperdicios de acuerdo al tipo de desperdicio, kilogramos de carga por tipo de producto. Recuerda que las unidades deben ser las mismas, nada de mezclar peras con manzanas. Recuerda también que el periodo de tiempo es el mismo para todos, si vas a recolectar los datos pertenecientes a un trimestre, debe ser igual para todas las causas.
  4. Ordena de mayor a menor: Ordenamos de mayor a menor las causas con base en los datos que recolectamos y su medida. Si es el número de veces que se presenta un evento será por cantidad, si es por costo de desperdicios según el tipo de producto, será en unidades monetarias, por ejemplo.
  5. Realiza los cálculos: A partir de los datos ordenados, calculamos el acumulado, el porcentaje y el porcentaje acumulado. En el ejemplo te muestro detalladamente cómo hacerlo.
  6. Graficamos las causas: El eje X lo destinamos a colocar las causas. Vamos a usar eje Y izquierdo y eje Y derecho. El izquierdo es para la frecuencia de cada causa, lo usamos para dibujarlas con barras verticales.
  7. Graficamos la curva acumulada: El eje Y derecho es para el porcentaje acumulado, por lo tanto va desde 0 hasta 100%. Lo usamos para dibujar la curva acumulada.
  8. Analizamos el diagrama.
PROCESOS PARA ELABORAR DIAGRAMA DE PARETO
En el Departamento de Facturación de una empresa existen paralizaciones de trabajo, debido a fallas de ciertos servidores. Se decide analizar este problema para tomar decisiones encaminadas a solucionarlo. El personal del área de mantenimiento, enumera las principales causas que pueden estar incidiendo sobre el problema:

A. Elaboración de hoja de datos.

 
B. Preparar el Cuadro de Frecuencias Acumulado:
  1. Ordenar las frecuencias de mayor a menor y obtener la suma total de los tiempos o frecuencias
  2. Calcular el % relativo de cada causa tomando como base el tiempo o frecuencia entre la suma total
  3. Calcular el %acumulado en la tercera columna, sumando el primer dato solo en la primera fila. A partir de las siguiente fila sumar el dato (% relativo actual + % relativo anterior) y completar la columna. Al final debe salir 100%
 
 C. Elaborar el grafico de barras

D. Insertar la línea de porcentaje acumulado

PROCESOS PARA ELABORAR DIAGRAMA DE PARETO
E. Insertar la línea 80 – 20 %

F. Interpretación del diagrama

1.De los pocos vitales, se deberá determinar la factibilidad de resolver éstos.

2.La acción de eliminar estos factores traería como consecuencia la disminución del tamaño del problema en aproximadamente un 80%.

3.Se puede observar que el mayor tiempo de paralización del trabajo (202) minutos, corresponde a la interrupción de la energía eléctrica, siendo el 41% atribuible a esta causa.

4.Por lo que si se adquiere un sistema de baterías propias, se controlará en gran medida la paralización.

5.Los pocos vitales, son interrupción energía eléctrica, programa inadecuado, falta de mantenimiento.

6.Si solucionamos estos pocos vitales, entonces controlamos el 80% de las paralizaciones.

G. Acciones
Ahora resulta evidente cuales son los tipos de defectos más frecuentes. Podemos observar que los 3 primeros tipos de defectos se presentan en el 83.61 % de los problemas, por el Principio de Pareto, concluimos que: La mayor parte de los defectos encontrados en el lote pertenece sólo a 3 tipos de defectos, de manera que si se eliminan las causas que los provocan desaparecería la mayor parte de los defectos a aquí es entonces donde se deben focalizar los esfuerzos para eliminar causas raíces.

 

EJEMPLO

Vamos a ver el diagrama de Pareto a través de un ejemplo totalmente ficticio de quejas recibidas en un hotel:
El hotel Brisas del mar, ha recibido en el último semestre numerosas quejas sobre el servicio. Esto está afectando negativamente al desempeño del sistema de gestión de calidad, repercutiendo negativamente en la satisfacción del cliente. Las quejas son variadas, así que los responsables de procesos se reúnen y deciden hacer un diagrama de Pareto para determinar la causa predominante y trabajar sobre ella.
  1. El equipo de trabajo recopila las posibles causas del problema a través de listas de verificación, resultados de encuestas, quejas, etc. y  también la frecuencia con la que ocurren. Quedaría una tabla como la que te muestro a continuación.

Con esta tabla, se realiza un Excel que quedaría de la siguiente manera:

En este caso, la causa que más peso tiene es: «La información sobre las excursiones es insuficiente».
El equipo decide que va a  trabajar sobre esa causa buscando más causas a través de otro diagrama de Pareto como te muestro a continuación. Se pueden también utilizar otras herramientas como el diagrama causa-efecto, el brainstorming, etc.
 
  1. El equipo vuelve a repetir el procedimiento anterior que quedaría representado de la siguiente forma:
3. Llegados a este punto el equipo decide reunirse con los guías para identificar en profundidad esta causa